Mã số N2024: Bảng điều hành số Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Minh Phụng

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Minh Phụng (sau đây gọi là Trung tâm) là đầu mối tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính của phường. Tính đến ngày 30/9/2026, Trung tâm đã tiếp nhận 10.215 hồ sơ, trong đó 9.069 hồ sơ trực tuyến. Song song với việc phục vụ người dân, Trung tâm phải theo dõi các chỉ tiêu cải cách hành chính, chuyển đổi số; báo cáo định kỳ, đột xuất kết quả giải quyết thủ tục hành chính; quản lý lịch công tác của lãnh đạo và giải quyết nghỉ phép năm của cán bộ, công chức. Các công việc này được thực hiện bằng nhiều công cụ riêng lẻ (tệp Excel, Google Sheet, nhóm Zalo, đơn giấy). Dữ liệu phân tán, báo cáo phải cộng thủ công, khó đối chiếu và truy vết; lịch công tác thay đổi phải thông báo lại từng người; đơn nghỉ phép luân chuyển bằng giấy; người dân chưa có kênh thông tin số để theo dõi kết quả phục vụ hành chính công. 

Từ thực tiễn đó, nhóm tác giả nghiên cứu, xây dựng Bảng điều hành số (DashBoard) tại địa chỉ https://quantri-hccminhhphung.online và đưa vào sử dụng tại Trung tâm từ ngày 25 tháng 5 năm 2026.

Tính mới, tính sáng tạo

Thứ nhất, tích hợp trên một nền tảng. Giải pháp gom 04 nhóm nghiệp vụ quản lý nội bộ – theo dõi chỉ tiêu, báo cáo kết quả giải quyết thủ tục hành chính, lịch công tác, nghỉ phép năm – vào một địa chỉ truy cập duy nhất, sử dụng bằng trình duyệt trên máy tính và điện thoại, không phải cài đặt ứng dụng. Mỗi người dùng chỉ thấy chức năng và dữ liệu đúng với vai trò được phân quyền (quản trị; cán bộ nhập liệu; công chức trong Trung tâm; người xem là người dân).

Màn hình tổng quan của ứng dụng

Thứ hai, chuẩn hóa báo cáo theo quầy. Thay vì mỗi quầy tự lập tệp báo cáo riêng, công chức tại các quầy nhập số liệu thành phần vào một biểu mẫu điện tử chung theo kỳ báo cáo; hệ thống tự tính các cột tổng, quản lý thời hạn gửi và trạng thái chốt số liệu; tài liệu minh chứng (file Excel, Word, PDF, hình ảnh) được đính kèm trực tiếp. Nội dung đang nhập được tự động lưu, khi mất kết nối mạng bản nháp được giữ trên thiết bị và đồng bộ lại khi có kết nối. Bộ phận tổng hợp chuyển từ cộng số liệu thủ công sang kiểm tra, khai thác dữ liệu đã tổng hợp.

Bảng theo dõi chỉ tiêu, có thanh tiến độ và trạng thái

Thứ ba, kiểm soát trước khi công bố và truy vết sau khi xử lý. Số liệu chỉ tiêu, lịch công tác chỉ hiển thị sau khi lãnh đạo Trung tâm kiểm tra, phê duyệt; trường hợp chưa đạt yêu cầu được trả lại kèm nội dung cần điều chỉnh. Báo cáo đã chốt bị khóa quyền chỉnh sửa thông thường; các thao tác phê duyệt, điều chỉnh, xóa dữ liệu được ghi nhật ký kèm tài khoản và thời điểm thực hiện, tạo căn cứ cho trách nhiệm giải trình.

Lịch công tác tuần 41 năm 2026 trên màn hình tổng quan 

Thứ tư, tự động hóa nhắc lịch và tính ngày phép. Lịch công tác đã duyệt được hệ thống tự động gửi thông báo đến điện thoại hoặc máy tính của lãnh đạo được phân công tại 02 thời điểm: trước giờ bắt đầu 30 phút và đúng giờ họp. Phiếu nghỉ phép được tự động chuyển lần lượt đến Phó Giám đốc và Giám đốc Trung tâm; hệ thống tính ngày nghỉ theo ngày làm việc, loại trừ ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ trong danh mục, thể hiện số ngày phép tối đa, đã nghỉ, còn lại của từng người.

Một phần sổ theo dõi ngày nghỉ phép năm theo Quý III năm 2026

Thứ năm, mở kênh thông tin số cho người dân. Trung tâm bố trí standee “Quét mã trải nghiệm các kênh thông tin số” tại trụ sở; người dân dùng camera điện thoại quét mã QR để xem trang thông tin công khai mà không phải đăng nhập. Trang công khai chỉ hiển thị thông tin đã được kiểm tra, phê duyệt và thuộc danh mục được phép công khai, không hiển thị thông tin cá nhân và thông tin quản trị nội bộ.

Thứ sáu, tự chủ và không phát sinh chi phí bản quyền. Giải pháp do nhóm tác giả tự xây dựng theo đúng quy trình thực tế của Trung tâm, không sử dụng kinh phí đầu tư của Nhà nước, không mua bản quyền phần mềm. Quản trị viên chủ động thiết lập danh mục chỉ tiêu, lĩnh vực báo cáo, kỳ báo cáo, tài khoản và phân công quầy mà không phụ thuộc đơn vị cung cấp bên ngoài.

Hiệu quả thực tế

a) Kết quả định lượng. Giải pháp được đưa vào sử dụng theo lộ trình: từ ngày 25/5/2026 (chỉ tiêu, kiểm tra số liệu, đăng nhập, nhập lịch bằng tệp Excel); từ ngày 15/6/2026 (nhắc lịch công tác); từ ngày 07/7/2026 (phiếu nghỉ phép năm); từ ngày 24/9/2026 (báo cáo thủ tục hành chính theo kỳ, theo quầy). Số liệu trích xuất từ hệ thống như sau:

Nguồn: số liệu trích xuất từ hệ thống ngày 14/10/2026; riêng số liệu hồ sơ thủ tục hành chính tính đến ngày 30/9/2026, phản ánh quy mô công việc được theo dõi, không phải kết quả riêng do giải pháp tạo ra.

b) Hiệu quả đối với công tác quản lý, điều hành. Lãnh đạo Trung tâm theo dõi kết quả 18 chỉ tiêu đã duyệt trên một màn hình tổng quan; các chỉ tiêu chậm tiến độ được hiển thị trong danh sách cảnh báo kèm nội dung giải trình, qua đó xác định kịp thời nội dung cần kiểm tra, đôn đốc mà không phải yêu cầu lập bảng tổng hợp riêng. Tại thời điểm trích xuất, không còn lịch công tác hoặc phiếu nghỉ phép tồn đọng ở trạng thái chờ duyệt.

c) Hiệu quả đối với chất lượng số liệu. Hệ thống tự tính các cột tổng từ số liệu thành phần, hạn chế sai sót do cộng thủ công; báo cáo đã chốt được kiểm soát quyền chỉnh sửa. Việc nhật ký ghi nhận 01 lượt báo cáo chỉ tiêu bị trả lại để điều chỉnh trước khi hiển thị cho thấy bước kiểm tra trước khi công bố nội bộ được thực hiện trên thực tế.

d) Hiệu quả đối với cán bộ, công chức. Công chức lập phiếu nghỉ phép theo dõi trực tiếp trạng thái xử lý; số ngày phép đã nghỉ, còn lại được hệ thống tính; công chức phụ trách xuất bảng tổng hợp theo quý ra tệp Excel phục vụ đánh giá, chấm công thay cho việc tự đối chiếu thủ công.

đ) Hiệu quả đối với người dân và xã hội. Người dân đến giao dịch có thêm kênh tra cứu trên môi trường số đối với thông tin được phép công khai, bổ sung cho hình thức niêm yết truyền thống; góp phần đưa chính quyền số đến gần người dân. Giải pháp giảm in ấn, luân chuyển giấy trong phạm vi công việc đã số hóa và không phát sinh chi phí bản quyền phần mềm.

e) Xác nhận của đơn vị áp dụng. Giải pháp được cấp ủy và lãnh đạo Trung tâm thống nhất triển khai sử dụng từ ngày 25/5/2026. 

Mức độ nhân rộng, lan tỏa

Giải pháp đang được áp dụng tại Trung tâm và có thể áp dụng cho các Trung tâm Phục vụ hành chính công phường, xã, đặc khu trên địa bàn Thành phố có cùng nhóm nhiệm vụ về theo dõi chỉ tiêu, báo cáo kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo kỳ và điều phối công việc nội bộ.

Giải pháp được thiết kế theo hướng cấu hình mỗi đơn vị tiếp nhận có môi trường sử dụng và phạm vi dữ liệu riêng; người quản trị của đơn vị tự thiết lập danh mục chỉ tiêu, lĩnh vực, kỳ báo cáo, tài khoản và quầy tiếp nhận phù hợp thực tế. Nhóm tác giả phối hợp bàn giao tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ thiết lập ban đầu và hướng dẫn sử dụng; tờ hướng dẫn trực quan 03 bước đã giúp công chức tại các quầy thực hiện báo cáo được ngay.

Lộ trình dự kiến, chỉ thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền thống nhất chủ trương: Quý IV/2026 – nhóm tác giả phối hợp Trung tâm hoàn thiện tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, phương án quản lý dữ liệu và báo cáo điều kiện thí điểm với UBND phường; Quý I/2027 – thí điểm tại đơn vị được chấp thuận, đầu ra là hồ sơ triển khai, kết quả kiểm thử và xác nhận của đơn vị thí điểm; Quý II/2027 – đánh giá hiệu quả, an toàn thông tin, chi phí và tổng hợp đề xuất nhân rộng theo thẩm quyền. Hiệu quả tại đơn vị tiếp nhận được đánh giá bằng kết quả vận hành thực tế: tính đầy đủ, chính xác của báo cáo theo kỳ, thời gian tổng hợp trước và sau áp dụng, mức độ đáp ứng yêu cầu của người sử dụng và việc thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu.

Quản trị rủi ro

Về an toàn thông tin: phân quyền theo tài khoản và phạm vi nhiệm vụ, thông tin của quầy khác không hiển thị cho người không có quyền; xác thực bằng mật khẩu hoặc mã dùng một lần gửi qua thư điện tử công vụ; kiểm soát định dạng, dung lượng tệp minh chứng; ghi nhật ký thao tác. 

Về dữ liệu: dữ liệu báo cáo tập trung vào số liệu tổng hợp và mã hồ sơ; dữ liệu quản trị nội bộ (thư điện tử công vụ, thông tin nghỉ phép) được giới hạn truy cập theo vai trò. 

Về độ tin cậy số liệu: số liệu tổng hợp được đối chiếu với nguồn báo cáo chính thức trên các cổng giải quyết thủ tục hành chính trước khi sử dụng. Khi nhân rộng, nhóm tác giả xác định 04 rủi ro và hướng xử lý: (1) biểu mẫu, quy trình khác nhau giữa các đơn vị – khảo sát nghiệp vụ, đối chiếu mẫu báo cáo do cấp có thẩm quyền quy định trước khi cấu hình; (2) an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân – đánh giá yêu cầu an toàn hệ thống, rà soát hạ tầng, phân quyền trước khi sử dụng; (3) phụ thuộc vào cá nhân phát triển hệ thống – bàn giao tài liệu quản trị, quy trình sao lưu, phân công nhân sự tiếp nhận; (4) chi phí duy trì, hỗ trợ kỹ thuật – phân công công chức phụ trách chuyển đổi số và bộ phận công nghệ thông tin quản lý, hỗ trợ.

Giải pháp gắn với nghiệp vụ thường xuyên của Trung tâm, không phát sinh chi phí bản quyền; phiên bản phần mềm được kiểm tra tự động trước khi cập nhật; việc đưa vào sử dụng chính thức và thay đổi cấu hình được theo dõi, kiểm soát theo trách nhiệm quản trị và đang tiếp tục được hoàn thiện trên cơ sở phản hồi của lãnh đạo và người sử dụng. Cấu trúc phân hệ và cơ chế cấu hình danh mục cho phép bổ sung chỉ tiêu, lĩnh vực báo cáo, kỳ báo cáo mới khi có yêu cầu quản lý; đồng thời là cơ sở để đóng gói, chuyển giao cho các đơn vị có nhu cầu sau khi được cấp có thẩm quyền chấp thuận.  

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Minh Phụng