Mã số N2007: Ứng dụng website Bản đồ số năng lực và thành tích công chức trên nền tảng dữ liệu số phục vụ công tác quản lý, đánh giá, thi đua, khen thưởng của công chức tại Thanh tra Thành phố

Trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số được Đảng và Nhà nước xác định là nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Cùng với đó, công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức và công tác thi đua, khen thưởng ngày càng được quan tâm, hướng đến bảo đảm tính công khai, minh bạch, khách quan và lấy kết quả thực hiện nhiệm vụ làm căn cứ đánh giá.
Đối với Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh, đội ngũ công chức có số lượng tương đối lớn, phân công tại nhiều phòng nghiệp vụ với tính chất công việc khác nhau. Hằng năm, cơ quan thực hiện nhiều nội dung liên quan đến quản lý công chức. Khối lượng dữ liệu phát sinh ngày càng lớn, yêu cầu quản lý ngày càng cao trong khi phương thức quản lý vẫn chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, tệp Excel hoặc nhiều phần mềm độc lập.

Từ yêu cầu thực tiễn đó, Giải pháp xây dựng Bản đồ số năng lực và thành tích công chức trên nền tảng dữ liệu số phục vụ công tác quản lý, đánh giá, thi đua, khen thưởng tại Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh ra đời nhằm đổi mới phương thức quản lý công chức từ mô hình lưu trữ hồ sơ truyền thống sang mô hình quản trị dữ liệu số, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, chất lượng công tác thi đua, khen thưởng và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan.

Giải pháp hướng đến xây dựng Hệ thống Bản đồ số năng lực và thành tích công chức trên nền tảng website, hình thành cơ sở dữ liệu tập trung phục vụ công tác quản lý, đánh giá, quy hoạch, đào tạo, thi đua và khen thưởng tại Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh.Khác với phương thức quản lý truyền thống, hệ thống được thiết kế theo nguyên tắc “Một công chức - Một hồ sơ số - Một bản đồ năng lực”, trong đó toàn bộ dữ liệu phát sinh trong suốt quá trình công tác của công chức được cập nhật, quản lý và khai thác trên cùng một nền tảng số.

Mục tiêu cụ thể gồm: Chuẩn hóa dữ liệu quản lý công chức, hình thành hồ sơ số toàn diện của từng công chức, tự động hóa công tác theo dõi điều kiện xét thi đua, khen thưởng, hỗ trợ lãnh đạo trong việc phân tích dữ liệu và ra quyết định, góp phần thực hiện chuyển đổi số trong công tác quản lý cán bộ, công chức. Mỗi công chức được cấp một hồ sơ điện tử duy nhất (có tài khoản riêng để đăng nhập nhầm bảo mật thông tin từng công chức), trong đó toàn bộ quá trình công tác được thể hiện trực quan dưới dạng sơ đồ hoặc dòng thời gian.

Hồ sơ số bao gồm các nhóm dữ liệu: Hồ sơ nhân thân, quá trình công tác, tuyển dụng, thành tích, sáng kiến. Hệ thống tổng hợp dữ liệu về: danh hiệu thi đua; hình thức khen thưởng; sáng kiến; kết quả công tác; mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Qua đó hình thành thành tích, giúp theo dõi quá trình tích lũy thành tích của từng công chức theo thời gian, hỗ trợ việc rà soát nguồn nhân sự để đề nghị các hình thức khen thưởng theo quy định. Căn cứ dữ liệu đã cập nhật, hệ thống tự động đối chiếu với các tiêu chuẩn theo quy định hiện hành để: xác định công chức đủ điều kiện xét danh hiệu; cảnh báo trường hợp còn thiếu điều kiện hoặc thiếu minh chứng; lập danh sách tham khảo phục vụ Hội đồng Thi đua - Khen thưởng. Việc rà soát vẫn do cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy định pháp luật; hệ thống chỉ đóng vai trò hỗ trợ tổng hợp và cảnh báo

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia và yêu cầu đổi mới công tác quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, việc quản lý hồ sơ công chức không chỉ dừng lại ở việc số hóa tài liệu mà cần chuyển sang mô hình quản trị dữ liệu phục vụ công tác điều hành, đánh giá và ra quyết định. Thực tiễn cho thấy tại nhiều cơ quan hành chính nhà nước, trong đó có Thanh tra Thành phố Hồ Chí Minh, thông tin liên quan đến quá trình công tác, kết quả đánh giá, thành tích thi đua, sáng kiến, đào tạo, bồi dưỡng và các điều kiện xét khen thưởng của công chức hiện được lưu trữ phân tán ở nhiều hồ sơ, bảng tính và phần mềm độc lập. Việc tổng hợp thông tin phục vụ đánh giá, bình xét thi đua và lập hồ sơ đề nghị khen thưởng chủ yếu được thực hiện thủ công, phụ thuộc nhiều vào cán bộ phụ trách, làm phát sinh khối lượng công việc lớn, kéo dài thời gian xử lý và tiềm ẩn nguy cơ thiếu sót.

Xuất phát từ thực trạng trên, sáng kiến đề xuất xây dựng Bản đồ số năng lực và thành tích công chức trên nền tảng website tích hợp cơ sở dữ liệu tập trung. Đây không chỉ là một phần mềm quản lý hồ sơ điện tử mà là một mô hình quản trị dữ liệu mới, trong đó mỗi công chức được hình thành một “hồ sơ số 360 độ” phản ánh đầy đủ quá trình công tác, năng lực, kết quả thực hiện nhiệm vụ, thành tích thi đua, sáng kiến, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng và các tiêu chí liên quan đến đánh giá công chức.

Điểm mới nổi bật của giải pháp 
Thứ nhất, xây dựng mô hình Bản đồ số năng lực và thành tích công chức, chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang phương thức quản trị trực quan trên nền tảng dữ liệu số. Mỗi công chức được gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất, liên kết toàn bộ dữ liệu phát sinh trong quá trình công tác.
Thứ hai, tích hợp đồng thời các nhóm dữ liệu gồm: hồ sơ cán bộ, kết quả đánh giá hằng năm, kết quả thực hiện nhiệm vụ, thành tích thi đua, hình thức khen thưởng, sáng kiến, đào tạo, bồi dưỡng, chứng chỉ, quy hoạch, bổ nhiệm và các thông tin phục vụ quản lý công chức. Việc tích hợp dữ liệu giúp loại bỏ tình trạng lưu trữ phân tán và giảm việc nhập liệu nhiều lần.
Thứ ba, xây dựng hệ thống đánh giá và cảnh báo tự động đối với các tiêu chuẩn xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng. Hệ thống có khả năng tự động rà soát điều kiện theo quy định hiện hành; cảnh báo các trường hợp còn thiếu tiêu chuẩn, chưa đủ thời gian hoặc thiếu minh chứng; đồng thời hỗ trợ tổng hợp danh sách công chức đủ điều kiện xét khen thưởng, góp phần nâng cao tính khách quan, minh bạch trong công tác thi đua, khen thưởng.
Thứ tư, hình thành Dashboard điều hành phục vụ lãnh đạo theo dõi tình hình đội ngũ công chức theo thời gian thực. Dữ liệu được trực quan hóa bằng biểu đồ, sơ đồ và bản đồ số, cho phép thống kê theo phòng chuyên môn, lĩnh vực công tác, ngạch công chức, nhóm tuổi, giới tính hoặc từng danh hiệu thi đua. Đây là cơ sở để lãnh đạo đánh giá chất lượng nguồn nhân lực, phát hiện xu hướng và đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
Thứ năm, giải pháp không chỉ phục vụ công tác thi đua, khen thưởng mà còn hỗ trợ các hoạt động quản lý khác như quy hoạch cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá công chức, bố trí nhân sự và xây dựng nguồn nhân lực chất lượng cao. Đây là điểm khác biệt cơ bản so với các phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ hiện có.
Như vậy, tính mới của giải pháp không nằm ở việc xây dựng một website đơn thuần mà ở việc đề xuất một mô hình quản trị dữ liệu công chức theo hướng số hóa, tích hợp, trực quan và hỗ trợ ra quyết định, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Kết quả áp dụng và hiệu quả 

Sau khi triển khai, sáng kiến mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện. 
Đối với công tác quản lý, hệ thống tạo lập cơ sở dữ liệu tập trung về năng lực và thành tích của từng công chức, giúp lãnh đạo tra cứu, khai thác thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Việc theo dõi quá trình công tác, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ và xét thi đua, khen thưởng được thực hiện trên cùng một nền tảng, giảm đáng kể thời gian tổng hợp hồ sơ.
Đối với công tác thi đua, khen thưởng, sáng kiến góp phần chuẩn hóa dữ liệu, hạn chế sai sót trong quá trình xét chọn, bảo đảm tính công khai, minh bạch và khách quan. Hệ thống tự động rà soát điều kiện, thống kê danh sách đủ tiêu chuẩn, cảnh báo các trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, qua đó giảm áp lực cho bộ phận tham mưu và nâng cao chất lượng công tác xét khen thưởng.
Đối với công chức, mỗi cá nhân có thể theo dõi quá trình công tác, kết quả đánh giá, thành tích và các điều kiện xét thi đua của bản thân. Điều này góp phần nâng cao ý thức phấn đấu, tạo động lực hoàn thành nhiệm vụ và chủ động bổ sung các điều kiện còn thiếu.
Đối với lãnh đạo cơ quan, Dashboard điều hành giúp theo dõi tổng thể chất lượng đội ngũ công chức, đánh giá xu hướng phát triển nguồn nhân lực và kịp thời đưa ra các quyết định về đào tạo, quy hoạch, bố trí, sử dụng và khen thưởng.
Bên cạnh hiệu quả về chuyên môn, sáng kiến còn góp phần thực hiện chủ trương chuyển đổi số, xây dựng cơ quan hành chính hiện đại, giảm sử dụng hồ sơ giấy, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị.
 

Giải pháp có thể nhân rộng để thực hiện cho các phòng nghiệp vụ và Văn phòng, Thanh tra Thành phố có thể áp dụng quản lý, đánh giá, thi đua, khen thưởng của công chức tại Thanh tra Thành phố; đồng thời là công cụ có thể triển khai ngay, xuất báo cáo đánh giá chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ công chức và từng bước tích hợp với các nền tảng quản lý công việc của cơ quan. 

Quét mã QR để sử dụng ứng dụng

Nguyễn Thị Bích Ngọc; Hồ Huỳnh Mỷ Linh; Dương Thị Phương Khanh, Huỳnh Phan Tường An (Thanh tra Thành phố)