Mã số N1029: Giải pháp chuyển đổi số hoạt động quản trị cung ứng APETECHS đồng hành cùng doanh nghiệp

Công ty Cổ phần APETECHS (gọi tắt là APE) được thành lập vào ngày 21 tháng 11 năm 2020, bởi một nhóm chuyên gia trẻ người Việt với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản trị Chuỗi cung ứng, Quản trị Mua hàng và Công nghệ thông tin. Với tầm nhìn phấn đấu trở thành một Doanh Nghiệp Công Nghệ hàng đầu Việt Nam trong cung ứng giải pháp chuyển đổi số hoạt động cung ứng, APETECHS cam kết sẽ luôn nỗ lực để trở thành thương hiệu uy tín hàng đầu với các giải pháp công nghệ phục vụ cộng đồng doanh nghiệp, xây dựng môi trường làm việc gắn bó cho nhân viên, đồng thời tham gia đóng góp cho xã hội. 

APETECHS tập trung phát triển các giải pháp chuyển đổi số trong lĩnh vực chuỗi cung ứng và quản trị mua hàng (Procurement management system, Bidding online), giúp doanh nghiệp quản trị tốt về chi phí đầu vào, minh bạch trong quá trình chọn lựa và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp nhất.

APETECHS - Giái pháp quản trị mua hàng tối ưu cho doanh nghiệp

Quản lý mua hàng là hoạt động tác động trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp và đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống, giao tiếp qua email, tin nhắn khiến quy trình cung ứng mất nhiều thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp hướng tới chuyển đổi số, áp dụng giải pháp phần mềm vào giải quyết vấn đề.

Nhu cầu thị trường

Phần lớn các doanh nghiệp đều phân công những người thân tín, tin cậy nhất để đảm trách vai trò quản lý khâu mua hàng, cung ứng vật tư bởi tính nhạy cảm, là chỗ “rò rỉ” tiền dễ nhất. Tuy nhiên, với phương pháp làm truyền thống vốn dựa trên trí nhớ, giao tiếp rời rạc qua email, tin nhắn.. cách thức này hiện tiềm ẩn các rủi ro không chỉ trì hoãn, khiến hoạt động kinh doanh bị trì trệ mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

•    Thiếu minh bạch, sai lệch thông tin dẫn đến lựa chọn sai nhà cung cấp

•    Thiếu tập trung dữ liệu, gây khó khăn cho quản lý và truy vấn thông tin

•    Rủi ro nguồn cung, gian lận tiềm ẩn

•    Chu kỳ quy trình dài, chậm trễ trong việc chuẩn bị và hoàn tất quy trình

•    Chi tiêu không kiểm soát từ các đơn đặt hàng ngẫu nhiên gián tiếp gây thâm hụt doanh thu.

Cùng với xu hướng chuyển đổi số trong thời kỳ “công nghiệp hóa, hiện đại hóa”, nhất là những bài học đứt gãy chuỗi cung ứng trong giai đoạn Covid-19 khiến nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang mong muốn có các giải pháp công nghệ phù hợp. Các phần mềm quản trị này ở nước ngoài phần lớn là tiếng Anh và đi theo kiểu quy trình các doanh nghiệp nước ngoài, chưa thân thiện với thực tế ở Việt Nam và đặt biệt là chi phí còn khá cao so với ngân sách của nhiều doanh nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu đó, APETECHS phát triển một hệ thống giải pháp quản trị mua hàng thân thiện với người dung, cung cấp nhiều tính năng thiết yếu phục vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp.

Về hệ thống PMS của APETECHS

PMS (Procurement Management System) là hệ thống giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong quá trình mua hàng. Với mục tiêu tối ưu hóa công tác quản trị, đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp… PMS giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hoạt động thu mua của công ty, từ đó tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận. PMS được cung cấp trên hai nền tảng SaaS và On-premise, phù hợp với xu thế dịch chuyển lên điện toán đám mây của thế giới. 

Hệ thống PMS cung cấp hai nền tảng website: website quản trị cho doanh nghiệp mua hàng (bao gồm các phòng ban/bộ phận trong tổ chức) và website cổng đấu thầu trực tuyến cho nhà cung ứng cùng 1 nền tảng app cho ban lãnh đạo theo dõi, quản lý hoạt động.

Tính năng chi tiết

Các module được thiết kế để kết nối nhà cung ứng (supplier) và doanh nghiệp mua hàng (buyer) qua hệ thống đấu thầu trực tuyến. Dữ liệu được số hóa trên một nền tảng, dễ dàng quản lý, truy xuất thông tin và tạo các tài liệu liên quan khác (báo cáo, PO, hợp đồng,…). 

Quy trình liên tục, rút gọn, hỗ trợ các bên liên quan được thiết lập phân quyền sử dụng hệ thống, giảm thiểu di chuyển giữa các phòng ban. Đơn giản hóa quy trình với các bước tạo mới, xét duyệt, chuyển tiếp,...được thực hiện trên hệ thống với thao tác nhanh chóng. Đồng thời tăng tính minh bạch cho quy trình mua hàng thông qua các cấp xét duyệt.

•    Quản lý, thẩm định nhà cung cấp: Tạo hồ sơ nhà cung cấp, tạo yêu cầu thẩm định, quản lý thẩm định…

•    Yêu cầu mua hàng: Quản lý kế hoạch mua hàng theo số lượng, ngân sách và tiến độ mua hàng cho trước, kiểm soát và cảnh báo khi tạo các PO vượt quá số lượng kế hoạch, thẩm định yêu cầu mua hàng…

•    Quản lý đấu thầu: Cho phép đấu thầu trực tuyến, chào giá, đàm phán giá, đấu giá, báo cáo, thống kê, truy vấn lịch sử đấu thầu…

•    Quản lý hợp đồng: Thêm mới và quản lý hợp đồng theo mã gói thầu, lưu trữ và theo dõi trạng thái hợp đồng…

•    Quản lý PO, quản lý kho và chất lượng, quản lý thanh toán

•    Thống kê và truy vấn lịch sử mua hàng, lịch sử thầu, tạo dashboard báo cáo cho ban quản trị…
• 

Lợi ích của PMS cho doanh nghiệp

PMS mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực:

•     Giúp chủ doanh nghiệp phân tích dữ liệu mua hàng, từ đó thương lượng với nhà cung ứng hợp lý, giảm ngân sách mua hàng 3-10%.

•    Đơn giản hóa quy trình, số hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện đấu thầu.

•    Tập trung dữ liệu, quản lý dòng thông tin xuyên suốt 100%.

•    Nhà cung cấp dễ dàng tiếp cận thông tin gói thầu và minh bạch thông tin, tiết kiệm thời gian, gia tăng tính chuyên nghiệp và sự hài lòng của nhà cung cấp.  

•    Kết nối nhà cung cấp nhanh chóng, dễ dàng, giảm thời gian và rủi ro khi mua hàng