Mã số N1005: Giải pháp văn phòng điện tử Tasken

Những năm vừa qua, không có xu hướng nào ảnh hưởng đến thế giới xung quanh chúng ta nhiều hơn là chuyển đổi kĩ thuật số. Đặc biệt trong khoảng thời gian dịch Covid-19 bùng phát mạnh, đột ngột và đầy bất ngờ, không chỉ đem đến nhiều khó khăn cho toàn thế giới mà còn cho cả đất nước Việt nam, việc giãn cách xã hội đã làm cho vấn đề đi lại bị hạn chế, nhân viên phải làm việc tại nhà thay vì đến công ty thì nhu cầu về việc chuyển đổi số doanh nghiệp, xây dựng một hệ thống quản lý công việc nội bộ cũng càng trở nên cấp thiết hơn. Một sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số có thể bị cản trở bởi quá trình chuyển đổi từ các công nghệ cũ, truyền thống, hay rủi ro về an ninh mạng hoặc thậm chí chỉ đơn giản hơn chỉ là do những nhân viên của doanh nghiệp không thích thay đổi. Thời đại số ra đời, nó không chỉ đem đến hiệu quả, mà còn là một bài toán cùng thách thức đối với mỗi doanh nghiệp, nhưng nếu doanh nghiệp biết tận dụng, nắm bắt, biến thách thức thành cơ hội thì doanh nghiệp sẽ càng tiến xa và vươn mình mạnh mẽ hơn nữa. 

Hiểu được nỗi lo lắng này, Opus Solution sẽ là công ty hỗ trợ và đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số. Hệ thống Tasken, được Opus Solution nghiên cứu và xây dựng, là một hệ thống quản lý công việc nội bộ cũng như quản lý các quy trình phê duyệt tự động, là hệ thống trực tuyến, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn bao giờ hết. Sử dụng các công nghệ mới như Trí tuệ nhân tạo (AI), Xử lý dữ liệu lớn (Big Data), công nghệ chuỗi khối (Blockchain), có sẵn trên nhiều nền tảng và được tích hợp với các công cụ mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng, Tasken cung cấp quyền truy cập cho tất cả nhân viên, giúp họ có thể dễ dàng theo dõi các công việc được giao, các tài liệu cần thiết hoặc các yêu cầu, đề nghị cần được phê duyệt, chỉ bằng một vài thao tác đơn giản trên máy tính, có thể thực hiện được ở bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi đâu.

Hệ thống Tasken bao gồm nhiều module khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, Opus Solution sẽ tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp.

Một số module nổi bật của Tasken:

• Truyền thông tin tức, nội bộ
• Hệ thống quản lý giao việc
• Hệ thống quản lý đề xuất
• Hệ thống quản lý phê duyệt Thanh toán/tạm ứng
• Hệ thống quản lý nghỉ phép
• Hệ thống quản lý, lưu trữ và phê duyệt tài liệu
• Hệ thống lưu trữ, thống kê Hóa đơn
• Hệ thống quản lý, lưu trữ, phê duyệt Hợp đồng điện tử và tích hợp chữ ký số

Với hệ thống Tasken, Opus Solution đã có cơ hội triển khai cho nhiều doanh nghiệp với những quy mô khác nhau:

• Xây dựng hệ thống Quản lý tài liệu cho Vinasoy

Hệ thống quản lý tài liệu của Opus Solution cho phép người dùng lưu trữ một lượng lớn tài liệu chỉ với một hệ thống phần mềm, do đó vùng “ảo” mà họ cung cấp sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp lưu trữ lên đến hàng triệu hồ sơ, tài liệu khác nhau. So với cách lưu trữ truyền thống gây ra nhiều sai sót như tài liệu bị hỏng, trùng lặp, sai thông tin mà thời gian đã qua lâu nên rất khó tìm kiếm và sửa chữa,… Nhưng tất cả những vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để bởi hệ thống quản lý tài liệu trong việc quản lý một số lượng lớn các tệp và tài liệu. Điều này nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp loại bỏ các kho lưu trữ lớn và thay vào đó đưa dữ liệu vào hệ thống máy tính để quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, nếu nhân viên muốn tìm lại hồ sơ hay bất kỳ tài liệu nào trong quá khứ mà sử dụng các phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn. Sẽ rất lãng phí thời gian để tìm tài liệu trên từng giá sách, trong khi sử dụng phần mềm lưu trữ, chỉ cần vài cú nhấp chuột, vài từ khóa là bạn có thể dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần tìm. Hơn nữa, phần mềm sẽ phân chia tài liệu thành các nhánh và tổng hợp vào hệ thống, giúp các cơ quan, tổ chức theo dõi thống nhất tài liệu của mình.

• Xây dựng cổng thông tin nội bộ và hệ thống quản lý tài liệu cho Uniben

Cổng thông tin nội bộ là một cổng hoạt động giúp kết nối doanh nghiệp với nơi làm việc kỹ thuật số. Đây là một giải pháp kinh doanh, biến Office 365 và Sharepoint thành một cổng thông tin sinh động, trực quan và linh hoạt, tập trung vào giao tiếp và cộng tác trong kinh doanh.

Cổng thông tin nội bộ cung cấp cho các công ty khả năng chia sẻ ý tưởng, đăng tài liệu, hợp nhất lịch trình, tải hình ảnh và cộng tác trong các dự án trong một cổng nội bộ an toàn duy nhất.

Hệ thống quản lý tài liệu còn cung cấp tính năng kiểm soát phiên bản, tự động lưu từng phiên bản mới của tài liệu dưới dạng bản sao, vì vậy nhân viên có thể truy cập toàn bộ lịch sử của tài liệu và hoàn tác về bất kỳ phiên bản nào trước đó.

• Xây dựng hệ thống phê duyệt Mua hàng cho Alchemy

Hệ thống phê duyệt Mua hàng của Alchemy là quy trình chính thức và được công nhận để xử lý việc phê duyệt các đề nghị mua hàng. Các bước phê duyệt sẽ được xử lý tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi bộ phận khác nhau. 

Với nhu cầu phê duyệt một đề nghị, hệ thống sẽ cho phép người gửi đề nghị chỉ định đúng các cấp phê duyệt, phác thảo và tuân thủ các ngày đến hạn, đồng thời đảm bảo mọi quy trình phê duyệt diễn ra cùng nhau đều được lưu giữ rõ ràng và có tổ chức. Hệ thống phê duyệt này của Opus Solution có thể giúp các bộ phận xử lý tất cả các vấn đề về tổ chức, thời gian đi kèm với yêu cầu phê duyệt, đồng thời giúp đẩy nhanh mọi phần của quy trình để đem lại năng suất hiệu quả. Phần mềm phê duyệt tương đương với độ trễ ít hơn, trong đó các nút thắt được giải quyết nhanh chóng và hoàn toàn tránh được các rủi ro nhất định.

• Xây dựng hệ thống phê duyệt cho Masan

Công việc hay các loại yêu cầu/đề nghị thường cần được phê duyệt bởi các nhà quản lý và giám đốc trong mọi tổ chức trước khi nó có thể chính thức bắt đầu khởi động hoặc chuyển sang các bước tiếp theo. Bởi vì các quy trình phê duyệt có thể phức tạp và thay đổi nhiều lần trong suốt vòng đời của doanh nghiệp, do đó các doanh nghiệp nên áp dụng một hệ thống phê duyệt hợp nhất các quy trình phê duyệt của họ, để có thể dễ dàng sửa đổi và cập nhật nếu họ thay đổi quản lý và làm cho quy trình phê duyệt tổng thể trở nên suôn sẻ hơn.

Các module trong giải pháp Tasken mà Opus Solution xây dựng cho Masan để phù hợp với thực tế tại doanh nghiệp hơn 1300 nhân sự này: Quản lý dự án/giao việc, Phê duyệt tạm ứng/thanh toán, Phê duyệt Điều chuyển Tài sản, Phê duyệt Bàn giao nghỉ việc, Phê duyệt SMOS, Phê duyệt SCHEME, Phê duyệt/lưu trữ tài liệu, Phê duyệt Book xe, Phê duyệt đầu tư/thanh lý Tài sản cố định, Phê duyệt hợp đồng, Phê duyệt khuyến mãi.

Hệ thống Phê duyệt – một phần của Giải pháp Tasken eOffice – được Opus Solution triển khai cho công ty Masan là một hệ thống quản lý, lưu trữ các yêu cầu phê duyệt của các phòng ban, bộ phận tại một nơi và chỉ định chính xác, cụ thể những người cần thực hiện phê duyệt. Hệ thống này giúp thiết lập quy trình công việc phê duyệt, đến đúng người và vào đúng thời điểm. Thông tin liên quan đến công việc hoặc các đề nghị sẽ có sẵn ở một chỗ cho tất cả mọi người dễ dàng theo dõi và việc cập nhật thời hạn cũng trở nên đơn giản hơn vì hệ thống sẽ gửi thông báo và lời nhắc qua email vào những thời điểm cụ thể và cho những người có liên quan, vì vậy không cần phải thực hiện những việc này theo cách thủ công, tốn nhiều thời gian và khó kiểm soát.

• Xây dựng hệ thống phê duyệt hợp đồng cho Ajinomoto Việt Nam

Hệ thống quản lý Hợp đồng & phê duyệt trực tuyến - một phần của Giải pháp Tasken eOffice - là một hệ thống cho phép nhân viên tạo một yêu cầu mới để phê duyệt Hợp đồng và các tài liệu kèm theo mà không cần phải in ra thành văn bản, sau đó nộp cho từng bộ phận để phê duyệt thủ công. Hệ thống này sẽ giúp nhân viên tải lên bản mềm của hợp đồng và lựa chọn người phê duyệt chỉ bằng những cú nhấp chuột. Phê duyệt hợp đồng của Tasken được đưa vào sử sụng trong bối cảnh dịch Covid-19 đang căng thẳng, đòi hỏi hầu hết các doanh nghiệp đều phải có nhân viên làm việc tại nhà thì hệ thống này thực sự là một điều vô cùng cần thiết.

Hệ thống Quản lý Hợp đồng & phê duyệt trực tuyến quản lý hiệu quả quy trình gửi và phê duyệt yêu cầu cho nhiều loại hoạt động trong một môi trường luôn thay đổi. Hệ thống này cho phép các tổ chức dễ dàng theo dõi và báo cáo về nhiều yêu cầu duyệt khác nhau, cung cấp cho người yêu cầu, người phê duyệt và quản trị viên khả năng hiển thị đầy đủ trong một quy trình xử lý. Nó theo dõi toàn bộ quy trình làm việc của một yêu cầu phê duyệt bao gồm gửi yêu cầu, xem xét và phê duyệt, ký hợp đồng và thanh toán ,đối chiếu tài chính cũng như báo cáo tùy chỉnh.

Với Hệ thống quản lý hợp đồng & phê duyệt trực tuyến, việc chấp nhận, phê duyệt yêu cầu, chuyển tiếp chúng đến đúng nhóm / người dễ dàng hơn bao giờ hết và cung cấp tổng quan về các yêu cầu được thực hiện để thông báo cho người dùng. Điều này giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên và tăng cường khả năng của tổ chức để xử lý các yêu cầu phê duyệt một cách chuyên nghiệp.

• Xây dựng hệ thống phê duyệt tài liệu và tích hợp chữ ký số cho Ajinomoto Việt Nam

Hệ thống Quản lý, phê duyệt tài liệu và tích hợp chữ ký số vừa được Opus Solution triển khai cho công ty Ajinomoto Việt Nam trong thời gian gần đây cũng đã đem lại những hiệu quả to lớn. 

Trước đây, sau khi các tài liệu được phê duyệt, việc phải in ra các tài liệu này, sau đó trình cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng người có thẩm quyền không chỉ làm mất thời gian mà đôi khi còn tồn tại những rủi ro khác như ký sai, giấy tờ bị thất lạc. Hệ thống quản lý, phê duyệt tài liệu và tích hợp chữ ký số ra đời sẽ giải quyết tất cả những khó khăn này. Nhân viên chỉ cần gửi tài liệu muốn phê duyệt và trình ký, điền các trường thông tin cần thiết, chọn các cấp phê duyệt và kéo thả vị trí chữ ký cho họ, sau đó chỉ với một cú click chuột để đề nghị được gửi đi là hoàn thành thao tác. Các cấp lãnh đạo, những người liên quan trực tiếp đến tài liệu này sẽ được hệ thống thông báo, họ cũng không cần phải chờ đợi nhau, chờ người này ký trước rồi mới đến lượt mình, tất cả mọi người sẽ được ký song song trên hệ thống. 

Quá trình ký số cũng cực kì đơn giản và nhanh chóng. Với chữ ký của mỗi cá nhân đã được cài đặt trước đó trên hệ thống, khi người dùng chọn Ký, thì hệ thống sẽ tự động tích hợp chữ ký của họ vào tài liệu, vào vị trí tên của họ mà người gửi đề nghị đã kéo thả trước đó. Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về người ký như họ tên, chức vụ, chữ ký hay dấu mộc. Sau khi các bước phê duyệt và ký số tài liệu hoàn thành, tài liệu này cũng sẽ được hệ thống lưu trữ lại để mọi người có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm.

Với tư cách là nhà tư vấn doanh nghiệp Việt Nam, Opus Solution hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với các quý doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp đang từng bước hướng tới chuyển đổi số. Khi làm việc với Opus Solution, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm, chúng tôi luôn đảm bảo sản phẩm giao cho bạn là sản phẩm tốt nhất. Không chỉ đồng hành cùng Quý Công ty trong quá trình hợp tác, chúng tôi sẽ tiếp tục sát cánh cùng Quý Công ty trong giai đoạn sau để hỗ trợ bảo hành, tư vấn các giải pháp nhằm đưa mối quan hệ của chúng ta tiến triển tốt đẹp và tiếp tục gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.

Hệ thống quản lý Tasken: https://tasken.io/